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Ambiente Producción

Actualizado: 15 nov 2023

Documentos Electrónicos \ Nómina Electrónica \ Ambiente Producción


 

Tabla de Contenido

 

Mediante la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN estableció un nuevo sistema de facturación de Nómina Electrónica junto con su respectivo calendario de implementación, así mismo, la administración tributaria expide nuevas resoluciones como la resolución 000063 del 30 de junio de 2021 y la Resolución 000151 de 2021 el cual modificó y definió nuevos plazos para la habilitación, generación, transmisión y validación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.


Las sanciones que se pueden incurrir en Nómina Electrónica son:

  • Sanción por no enviar información o enviarla con errores Art. 651 E.T. bajo los siguientes escenarios:

*Inf. no suministrada (no enviada).

*Inf. con errores (enviada con errores y no fue corregida).

*Inf. extemporánea (presentada después del vencimiento).

  • No reconocimiento de los costos laborales #10 Art. 1 Resol. 13 de 2021.

Una vez haya culminado la implementación de nómina electrónica en ambiente de habilitación; debe realizar la siguiente parametrización en la base de datos real - ambiente de producción de la empresa.

1. Parámetros Básicos

Revisar toda la configuración del sistema que realizan en facturación electrónica ingresando por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica, luego debe seleccionar el icono Adicionar y escoger al proveedor Tecnológico, en este caso SysCafé SAS.



A. Ambiente: una vez haya superado el ambiente de habilitación debe seleccionar en este campo: Producción.


B. Certificado Digital: digitar el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.



1. Adicionar: opción que permite relacionar el código alfa numérico que corresponde al certificado de firma digital propio.


2. Activar: una vez relacione el certificado debe activarlo con apoyo de un consultor de soporte técnico.


3. Estado: finalmente se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.


Nota: por seguridad de la información es necesario contactarse con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé para que realicen el proceso de activación.


C. Código de empresa y Password: información que es suministrada por el equipo de consultores de soporte técnico SysCafé.


D. Módulo de Conexión: chilkat, debe estar instalado en el computador.


Notificación


Para los usuarios que deseen notificar el documento electrónico debe configurar el correo y la contraseña; ingresando por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica.



A. Notificación: habilita el espacio de parametrización del correo electrónico.

B. Config. Cuentas de correo: acceso para registrar las cuentas de correo para la notificación.

C. Conexiones a cuentas de correo: relacionar el código, nombre, Hots (según el comando si es Gmail, Hotmail, etc.), User (correo electrónico), y Pass (contraseña del correo).

D. Plantillas de configuración: podrá seleccionar la configuración de envío teniendo en cuenta el correo y comando correspondiente.

E. Grabar: finalmente, guardar la información que fue diligenciada y las diferentes cuentas de Email.

F. Cuenta de correo a usar: seleccionar en este campo la cuenta que anteriormente parametrizo.


Recepción


Ingresar a la Ruta: Sistemas/Parámetros/Información de empresa, y validar que esté relacionado el correo electrónico en el campo de Email-fe, este dato se asociará automáticamente en la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica/Recepción.



2. Catálogo Tipos de Comprobantes

Al ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipo de comprobantes podrá crear el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (PN1) y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Nómina (QN1). Para mayor información ver Tipos de Comprobantes.



A. Nuevo: permite crear un nuevo comprobante.


B. Clase: determina el tipo de información, formato de impresión y su uso.


C. Código: según la clase del tipo de comprobante el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.


D. Nombre: identifica el comprobante y se tendrá en cuenta para el formato de impresión.


E. Parámetros DIAN: permite parametrizar datos de la DIAN.


F. Configuración Doc. Electrónico: podrá relacionar la modalidad del comprobante, en este caso para los documentos de nómina electrónica debe ir relacionado Documento electrónico (PN1), también un prefijo que NO debe contener números Ej.: PN y se relaciona el proveedor tecnológico.

3. Parametrización del Concepto DIAN en los Conceptos de Nómina

Si la empresa cuenta con el liquidador o complemento nómina, es importante acceder por la Ruta: Archivos/Catálogos de Nómina/Conceptos.


NOTA: únicamente los conceptos de tipo Devengado y Deducido que afecten directamente al trabajador le debe relacionar el Cpto DIAN según corresponda, así como ilustra la imagen.


A. Devengado.

B. Deducido.


4. Configuración en el Catálogo de Terceros

A través de la siguiente Ruta: Archivos/Catálogo de Terceros podrá acceder al catálogo de terceros. Para mayor información ver Tercero.



Nota: relacionar la información básica del empleado, en el caso del colaborador que no cuente con un segundo nombre o apellido; es obligatorio relacionar por defecto el carácter (.) o dato, de esta manera realizará envío exitoso del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.

5. Configuración en la Hoja de Vida del Empleado

Accediendo a la siguiente Ruta: Archivos/Catálogo de Terceros/Herramientas/Hoja de vida empleado/Seguridad Social. Podrá realizar la parametrización de la hoja de vida del empleado.



A. Tipo de cotizante: teniendo en cuenta la modalidad del contrato así mismo podrá seleccionar a que tipo de cotizante corresponde.

B. Estado SSI: debe relacionar Activo.

C. Adicionar: podrá crear un nuevo contrato.

6. Configuración en el Contrato del Empleado

A través de la siguiente Ruta: Archivos/Catálogo de Terceros/Herramientas/Hoja de vida empleado/Seguridad Social/Contratos/Modificar. Podrá realizar la configuración del contrato de trabajo.



A. Tipo: existen 8 tipos de contrato, podrá seleccionar el que corresponde al trabajador:

  • Contrato a Término indefinido ley 50.

  • Salario integral.

  • Termino Fijo.

  • Temporal.

  • Obra.

  • Estatal \Mixto.

  • Aprendizaje.

  • Prácticas o Pasantías.

B. Tipo de liquidación: podrá seleccionar los 2 tipos de liquidación:

  • Salario fijo.

  • Salario Variable.

C. Ciudad de trabajo: relacionar la ciudad que corresponda con el código postal como lo indica el anexo técnico, ciudad donde el trabajador desempeña sus labores. D. Dirección: lugar donde el empleado realiza sus labores.

E. Medio de pago: seleccionar el medio de pago que haya pactado mediante el acuerdo contractual. (Ej.: Efectivo, consignaciones).

F. Grabar: finalmente, guarda la información y actualiza cada uno de los campos diligenciados.

7. Generar Nómina Electrónica

Debe ingresar por la siguiente Ruta: Procesos/Nómina/Generar Nómina Electrónica pestaña de configuración.



A. Periodo: relacione el periodo a reportar de nómina Ej.: Enero 2022.

B. Filtra comprobantes: selecciona los comprobantes correspondientes al periodo.

C. Filtrar periodos: relacionar el periodo de liquidación de nómina periódica, si es mensual o quincenal.

D. Tipo de comprobante (proceso): relaciona el comprobante que tiene asignado el nombre “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica - PN1”.

E. Tipo de comprobante (ajuste): relacionamos el comprobante que tiene asignado el nombre “Nota de Ajuste del Documento Soporte De Nómina – QN1”.

F. Fecha: corresponde a la fecha de causación de los comprobantes a generar.

G. Consultar: al seleccionar la opción consultar los va a direccionar a la pestaña de registros.

8. Elaboración del PN1 - Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

  • Registros: una vez acceda a la ventana registro, es importante continuar con el siguiente paso a paso:


A. Consultar: podrá observar todos los trabajadores de la entidad que serán reportados en nómina electrónica.


B. Procesar: orden que se le da al sistema una vez hayan sido revisados los datos de la consulta, de esta manera elaborará el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.


C. Alerta de confirmación: el sistema genera una alerta informativa indicando que el proceso ha terminado.


D. Valores Iguales: comparar el valor de las columnas “Neto liquidado” y “Neto doc soporte” debe ser el mismo después de haber procesado.


E. Comprobante elaborado: podrá consultar el PN que elaboró por cada uno de los trabajadores a través del acceso directo de Utilidades Comprobantes.


Nota: se adicionan los campos de fecha de pago y fecha de causación.

9. Elaboracion del QN1 - Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Las notas de ajuste, serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios o definitivamente su eliminación, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.


A. Mediante ejemplo, se mostrará cómo elaborar una Nota de Ajuste al Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, se realizará una modificación, aunque es importante tener en cuenta que también sirve para realizar proceso de eliminación.


Ejemplo: En el campo de novedades de la liquidación periódica se agrega un concepto de bonificación por valor de $100.000, al liquidar la nómina quedará como un devengado para el trabajador por lo tanto ocasiona un cambio que debe ser tenido en cuenta al momento de realizar la nota de ajuste.



Remitirse al Punto n° 7. Generar nómina electrónica ubicada en la tabla de contenido, para elaborar la Nota de Ajuste del Documento Soporte.



En la ventana de registro, refleja la diferencia del Neto Liquidado $1.645.269 y el Neto Doc Soporte $1.545.269, por lo tanto, al procesar se creará la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Nómina QN1, el cual relaciona el valor que corresponde y a su vez reemplazando la PN1 quedando de manera correcta.



10. Envio de Documentos Electrónicos

Este proceso permite él envío de los documentos electrónicos (Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Nota de Ajuste del Documento Soporte de Nómina) a la plataforma de la DIAN, continúe el paso a paso:



A. Documentos electrónicos: permite el acceso directo del software; con el fin de lograr ingresar a la plataforma de documentos electrónicos – DIAN.


B. Rango de fechas: relacionar las fechas con las cuales quedaron elaborados los documentos de PN1 y QN1.


C. Nómina: seleccionar el campo de nómina, realizará la consulta de los documentos asociados a esa clasificación.


D. Consultar F5: refleja los documentos electrónicos elaborados.


E. Seleccionar: identifica que los documentos escogidos serán enviados y notificados a la DIAN, existen algunas alternativas de selección como muestra la siguiente imagen.



F. Enviar Almac. Notificar: de manera masiva realiza el envío el almacenamiento y la notificación de los documentos electrónicos.


G. Estado: campo que se utiliza únicamente cuando por novedades de envío masivo existe algún rechazo por gran cantidad de documentos reportados, por lo tanto, al consultar el estado el documento podría quedar exitoso.

Siguiendo este paso a paso podrá implementar ambiente de producción en el módulo de Nómina Electrónica.

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