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Servicios Móviles

Actualizado: 4 oct 2023

Procesos \ Comerciales \ Servicios Móviles


 

Tabla de Contenido

 

Herramienta que es utilizada por las empresas cuando manejan fuerza de ventas y requieren realizar ruta con los vendedores en las diferentes zonas de la ciudad, depto., o país, con el fin de tomar pedidos o realizar recaudos; solo aplica para usuarios que tengan el módulo Gestión Plus y que sus dispositivos móviles cuenten con sistema operativo Android.


La información estará almacenada en la nube, asegurando la estabilidad, seguridad y respaldo de datos.


Requerimientos de Equipos


1. Tener instalado el software Gestión Plus con el complemento de dispositivos móviles.


2. Equipo móvil con Sistema Operativo Android versión 5.0 en adelante.


3. Los equipos móviles deben contar con un plan de datos.


Conceptos


Cliente: es la persona que adquiere productos o hace abonos de las compras que haya adquirido a crédito.


Empresa: se denomina la empresa o persona que tiene instalado el software de SysCafé Gestión PLUS, el cual será usado por el vendedor de la empresa.


Procesos


Para hacer uso de la herramienta debe seguir el siguiente paso a paso:

1. Configuración de los artículos en Gestión

Ingrese a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de Artículos/Otros, es necesario activar el parámetro Publicar Servicios Móviles/eCommerce para que los clientes puedan visualizarlos en la aplicación.



2. Adicionar Imágenes a Productos (opcional)

Para visualizar imágenes de productos en gestión, debe ingresar a la carpeta raíz de instalación.


Ejemplo: C:\SysCafe\Gestion4\Datos\Videotutoriales (Nombre de la empresa) \ FOTOS


La imagen del producto debe estar nombrada con la referencia del producto (002)



3. Configuración de Vendedores - Móviles

Debe configurar la contraseña a cada vendedor que va a hacer uso del servicio móvil de Mercurio. Para mayor información ver Catálogo de Vendedores.



A. Activado para servicio móvil: en el catálogo de vendedores es importante que el parámetro esté activo con el fin de permitir el acceso en el dispositivo.


B. Ingresar Password de servicio móvil: seleccione el icono con el fin de crear la contraseña y acceder al dispositivo.

4. Crear Tipo de Comprobante para Pedido Clientes

Ingrese a través de la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/Nuevo, allí, debe crear el tipo de comprobante con clase Pedido.



A. Servicio Móvil: habilita la parametrización para servicios móviles.


B. Activado para servicio móvil: debe activar el parámetro con el fin de que se habilite el comprobante en el dispositivo móvil.


C. Vendedor: importante asociar el vendedor al comprobante.


Luego de esto, debe ingresar por la Ruta: Procesos/Comerciales/Servicios Móviles/Cargar Información, sincronizar en el portal de Servicios Móviles los catálogos de:


  • Tipos de Comprobante

  • Vendedores

  • Artículos

5. Decargue y Configure en la Play Store

Ingrese a la tienda virtual Play Store, busque la aplicación Mercurio SysCafé (Beta) e instálela.


  • Configuración de la Aplicación

Al acceder por primera vez, la aplicación solicita que se registre para obtener autorización por parte del usuario. Seleccionar SIGUIENTE para continuar.



Registrar Móvil


Seleccionar la opción de registro como vendedor, diligenciar los otros campos y usar el botón REGISTRARSE.


Para registrar el dispositivo, el usuario debe proporcionar el id de la empresa al cliente.


Id de la empresa: proporcionada por el usuario.

Nit del cliente: información del cliente.



Luego de registrarse, debe notificar a la empresa para activación.



Nota: es importante que se contacte con el área de Soporte Técnico y solicite activación del dispositivo móvil.


Ingreso a la Aplicación


Luego de activado el dispositivo, al ingresar, relaciona los datos asociados a la cuenta autenticada, debe registrar la contraseña.



Al acceder a la aplicación, mostrará la información general de la empresa.



6. Transacciones

Opciones de menú

  • Movimientos

Podrá elaborar los comprobantes habilitados en el móvil; en la parte superior izquierda de la aplicación debe ingresar al siguiente icono:


Así podrá acceder a las opciones de la pestaña “Movimientos”.




Allí le permite elaborar los pedidos, recaudos, traslados y bitácoras que estén disponibles en el dispositivo.


1. Pedido


Documento no contable y opcional que tiene como objetivo soportar los pedidos realizados por un determinado cliente; estos podrán ser cruzados en la factura de venta, cuando el adquiriente determine obtener el bien o servicio.


A. Elaborar Pedido



B. Adicionar artículos


Al seleccionar la pestaña “Detalle” podrá consultar los artículos.



C. Observaciones


Al seleccionar la pestaña de observaciones podrá adicionar un anexo al documento.



Si ya se encuentran diligenciados los campos en el documento, seleccione el botón guardar



La aplicación le notificará si está seguro de realizar el proceso de guardar. De igual forma le notificará el proceso de guardado.


2. Recaudo


Ingresando a través de la Ruta: Menú/Movimientos podrá crear un nuevo documento de recaudo.


El sistema habilita la estructura del documento de recaudo, a continuación, se explica paso a paso el proceso.



A. Seleccionar el cliente: tercero que respalda esta operación.

B. Más: permite relacionar nuevos documentos que serán cancelados por parte del cliente.



C. Detalle de cartera: podrá seleccionar el documento que el cliente va a cancelar.



D. Información: refleja la información de la factura que se está cancelando, adicionalmente podrá relacionar los % que correspondan de impuestos, descuentos, e intereses.



E. Detalle: tan pronto seleccione el documento, podrá observar la relación del documento con la información que le ha relacionado.



F. Grabar: finalmente grabé el documento e impórtelo al sistema.



3. Traslado entre bodegas


Documento que sirve para trasladar los inventarios de una bodega a otra, afectando cantidades más, no costo.


Ingrese a través del dispositivo por la Ruta: Menú/Movimientos/Traslado.



A. Comprobantes: podrá seleccionar el documento a elaborar.



B. Datos: a través de este espacio podrá seleccionar la fecha de causación del documento de traslado y el mecanismo que va a realizar (cargue, descargue y averías).



C. Seleccione el artículo: se habilita la lista para poder seleccionar el artículo a trasladar, una vez seleccione las cantidades, debe agregar la referencia al traslado.



D. Detalle: tan pronto seleccione el artículo, podrá observarlo en el ítem de detalle la relación de las cantidades a trasladar.



E. Grabar: finalmente tendrá que grabar el documento e importarlo al sistema.


  • Consultar

Podrá realizar la consulta de los comprobantes elaborados a través de móvil; en la parte superior izquierda del móvil debe ingresar al siguiente icono:


Así podrá acceder a las opciones de la pestaña “Consultas”.

  • Otros

A través de la pestaña Otros podrá consultar los ruteros, crear los prospectos y acceder a las utilidades del móvil, en la parte superior izquierda del móvil debe ingresar al siguiente icono:



Finalmente, siguiendo el paso a paso del manual, logrará realizar la configuración de los dispositivos móviles.

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