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Terceros

Actualizado: 24 ene

Parametrización Inicial \ Terceros

 

Tabla de Contenido

 

Catálogo que permite crear las personas naturales y jurídicas con las que la organización efectúa operaciones; como: clientes, proveedores, empleados, asociados, bancos; etc.

1. Parametrización

A continuación, podrá visualizar el paso a paso accediendo por la Ruta: Archivos/Catálogo terceros.


También puede ingresar desde el acceso directo ubicado en la parte superior del escritorio del software, o accediendo con el comando Ctrl+T.



1. Podrá crear nuevos terceros seleccionando el icono ubicado en la parte superior derecha y dar clic en la opción Nuevo.


Nota: modificar o eliminar permite adicionar información a los terceros creados. De no requerir usar más un tercero se recomienda inactivarlo.

  • También al realizar el cambio de zona, afectará únicamente a los terceros que tengan clasificación de Cliente.


2. Diligenciar datos que son necesarios según su clasificación, como lo son: tipo y número de identificación, nombres y apellidos, dirección, cod. postal, teléfono, email FE, municipio y país.

  • A partir de la versión 23.5 compilación 0, por motivos de control, se incorporó un permiso por usuario para que permita o no hacer cambio de NIT o de tipo de identificación. (Código: CAMNIT); lo que quiere decir que para hacer el cambio es necesario activar el permiso al usuario.

Nota: Para efectos de manejo de factura electrónica de venta según el Artículo 11 de la Resolución 42 de 2020; lo único y reglamentado obligatorio a solicitar al cliente será:

  • Identificación.

  • Nombre y apellido.

  • El correo electrónico si el cliente opta por brindarlo. Su clasificación no será obligatoria, pero si necesaria para que el cliente se pueda relacionar en los comprobantes.

Revisar que a través de la Ruta:Sistemas/Parámetros/Parámetros Avanzados/Terceros; "Hacer obligatorios datos básicos de contacto a terceros: dirección, ciudad, telefóno y email)" no este activo el parámetro, dejarlo en "NO"



Mejora para realizar cambio de tipo de identificación del tercero.


Para realizar este cambio podrá ingresar a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de terceros\Herramientas\Cambiar NIT\tipo de identificación.


A. Debe tener activo el permiso de usuario CAMNIT, de lo contrario no podrán realizar este cambio, también funciona para el cambio de número de identificación.


B. Tener en cuenta que el número de identificación NO se podrá cambiar en caso de tener documentos electrónicos previamente enviados.


3. Una vez se hayan relacionado los datos del tercero se debe determinar la clasificación a parametrizar; en esta ventana podrán encontrar:



Nota: podrán seleccionar más de una clasificación.


4. En la parte inferior del catálogo muestra 5 pestañas donde se podrá incluir más información del tercero.


A. Generales: permite realizar la parametrización del tercero, ingresar datos generales y seleccionar la clasificación del tercero, ej. si es empleado, cliente, proveedor, etc.


B. Fiscales: podrá incluir la clasificación y responsabilidad tributaria del tercero.

  • Impuesto a la renta: permite seleccionar si el tercero creado es responsable de impuesto a la renta y es agente retenedor o autorretenedor del mismo.

  • Impuesto del cree: podrá seleccionar esta opción siempre y cuando el tercero sea responsable del impuesto de autorrenta o como se denominaba antes CREE.

  • Impuesto de industria y comercio: se debe seleccionar siempre y cuando el tercero sea agente retenedor de impuesto y se podrá asignar la tarifa que corresponde en el campo tarifa de ICA (la tarifa se podrá seleccionar siempre y cuando esté creada y/o parametrizada la cuenta de tarifa de ICA en el catálogo plan de cuentas).

  • Actividad Económica: podrá incluir la actividad que tenga asignado el tercero en RUT.

  • Impuesto a las Ventas IVA: seleccionar el tipo de régimen de ventas al que el tercero pertenece.

  • Proveedor/Cliente Permanente: permite que el sistema calcule siempre retención en la fuente al tercero, así no cumpla con la base.

Nota: se incluye el permiso por usuario "TERCEROS_FISCALES", el cual no permitirá modificar la información fiscal, por medio de un candado se habilitará esta función.



  • También se crea parámetro avanzado denominado “TERCERO_IVA”, cuya función es dejar por defecto la responsabilidad del IVA en la pestaña Fiscales.

C. Varios: podrá incluir información complementaria del tercero como su fecha de cumpleaños, cuenta bancaria, en el caso de las entidades oficiales el código de CGN o FUT.


D. Info. adic: podrá incluir una foto del tercero siempre y cuando la imagen este en la carpeta Datos/Empresaprueba/Fotos guardada con el número de cédula del tercero.



E. Características: podrá asignar características adicionales al tercero, la cual, le permite crear desde el botón Características.

2. Estructura de Excel para Importar

Herramienta donde podrá adaptar la información e importarla al sistema; realizando la creación de manera simultánea, rápida y segura. Para obtener la estructura en Excel, debe ingresar a Exportar Catálogos y ser diligenciada de la siguiente manera:



A. Nit: debe diligenciar nit o cédula del tercero.


B. Digver: debe diligenciar el código del dígito de verificación para los terceros que tengan NIT.


C. Claseid: debe relacionar la letra C o N para el caso de cédula o nit.


D. Nombre: debe registrar el nombre del usuario en caso de que sea persona natural relacionar primero, apellidos y después nombres; y en caso de que sea persona jurídica relacionar razón social de la empresa.


E. NombreC: debe registrar el nombre comercial de la empresa.


F. Nombre1, Nombre2, Apellido1 y Apellido2: debe diligenciar estos campos en caso de que sea persona natural.


G. Perjuridic: debe registrar VERDADERO en caso de que sea persona jurídica, debe relacionar FALSO si es persona natural.


H. Inactivo: no es una columna obligatoria, sin embargo, se puede relacionar VERDADERO en caso de que sea un tercero inactivo (que no va a aparecer al momento de buscarse).


I. Dir: debe relacionar la dirección del tercero.



J. Tel: debe relacionar el número de teléfono fijo del tercero.


K. Email y Email2: para el caso de facturación electrónica o nomina electrónica es necesario que los terceros tengan registrado uno o dos correos electrónicos (si se tiene registrado el email en el campo email y email 2 a este segundo va a llegar la factura electrónica).


L. Ciudad: debe relacionar el código postal del tercero que esté creando.


M. País: debe relacionar el código del país al que pertenece el tercero.


N. Clasificación: espacio donde se habilitan las diferentes clasificaciones de los terceros, relacione VERDADERO si pertenece a dicha clasificación; digite FALSO, si no pertenece a dicha clasificación.



O. Clasificación2: espacio donde se habilita más clasificaciones de los terceros, relacione VERDADERO si perteneces a dicha clasificación; digite FALSO, si no pertenece a dicha clasificación.


Nota: tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura libro Microsoft Excel 5.0 / 95, y realice el proceso de importar información.


  • También se incluye en las penúltimas columnas las condiciones de pago, condiciones de pago con plazo 1, condiciones de pago con descuento 1 y el número de días de mora.

​3. Inactivo

Parámetro que inhabilita y oculta al tercero, con el fin que no se afecte en ningún movimiento contable y no contable que se realicen en el sistema.


A partir de la versión 22.11. Compilación 3, podrá contar con la opción de asignarle un motivo de inactivación al tercero.


Ingrese a través de la Ruta: Archivos/Catálogo terceros, consulte el tercero que va a inactivar y siga el paso a paso:



A. Modificar: permite realizar cambios a los datos registrados en el tercero.


B. Inactivo: al activar el parámetro, el sistema oculta el tercero de los registros que se realicen a partir de ese momento.


C. Motivo de Inactivación: podrá determinar el motivo de inactivación del tercero.


D. Aceptar: asigna el motivo al lado del parámetro y asocia en el campo de observación datos como: fecha, hora y usuario que inactivo el tercero.

4. Listado de Terceros

Herramienta que permite exportar la información de los terceros, haciendo uso de diferentes filtros, formatos y parámetros a través de la Ruta: Archivos/Catálogo Terceros/Herramientas/Listado Terceros.



A. Incluir: podrá seleccionar los datos a incluir en el informe de terceros.

B. Agrupar por: podrá hacer uso de los 3 campos de agrupación, con el fin de personalizar su presentación en pantalla o Excel.

C. Formatos: permite seleccionar 1 de los 5 formatos que se habilitan: Nota: al seleccionar el 3er formato, se habilita el parámetro "Consulta Ult. Venta (movim)".

D. Filtrar por: permite aplicar filtros de consulta como: Vendedor, Cobrador, Agente comercial, Zona, Municipio, Dpto.; entre otros.

E. Parámetros de consulta: podrá activar los parámetros de filtro por fecha de cumpleaños y por fecha de creación.

F. Imprimir: permite generar el informe en pantalla o directamente imprimirlo.

G. Excel: permite generar la estructura del informe en Excel. Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Catálogo de Terceros.






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