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Factura Electrónica de Venta

Actualizado: 8 feb

Documentos Electrónicos \ Factura Electrónica de Venta

 

Tabla de Contenido

 

Es el complemento que permite a los usuarios generar documentos electrónicos los cuales se encuentran con la obligación de expedir dichos documentos de acuerdo a la Resolución 042 de 2020, la cual desarrolla los sistemas de facturación, proveedores tecnológicos y expide anexo técnico que a hoy se encuentra en la Versión 1.8 de la resolución 012 de 2021.

Las sanciones que se pueden incurrir en la factura electrónica de venta son:

  • Sanción por expedir facturas sin requisitos Art. 652 E.T.

  • Sanción por no facturar Art. 652-1 E.T. Cierre del establecimiento de 3 días #2 Art. 657 E.T.

Recomendaciones


Nota: un día antes de implementar factura electrónica es necesario que el usuario cuente con la resolución de facturación electrónica y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT del mismo.


Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el programa, realizar copia de seguridad y solicitar actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa a la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa.


Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.


1. Parámetros Básicos

Una vez confirme la información de la empresa debe ingresar por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica, luego debe seleccionar el icono Adicionar y escoger al proveedor Tecnológico, en este caso SysCafé SAS.



A. Ambiente: una vez haya superado el ambiente de habilitación debe seleccionar en este campo: Producción.


B. Certificado Digital: digitar el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.



1. Adicionar: opción que permite relacionar el código alfa numérico que corresponde al certificado de firma digital propio.


2. Activar: una vez relacione el certificado debe activarlo con apoyo de un consultor de soporte técnico.


3. Estado: finalmente se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.


Nota: por seguridad de la información es necesario contactarse con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé para que realicen el proceso de activación

C. Código de empresa y Password: información que es suministrada por el equipo de consultores de soporte técnico SysCafé.


D. Método de Conexión: debe seleccionar la opción "Directa a DIAN" .

2. Ambiente de Habilitación

Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN y luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".



Ingresan por la carpeta "Datos".



Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. FEL)



Debe ingresar a la base de datos FEL con su usuario y asignarle una segunda contraseña, a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Otros Parámetros/Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.


También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje al fondo de la pantalla de la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:



3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación

Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.


Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.


Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.



Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.



Seleccione el tipo de documento electrónico: “Factura electrónica”.



Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:


A. Seleccionar el modo de operación

B. Nombre de la empresa proveedora y

C. Nombre del Software

D. Asociar



Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y proceder a copiar el código TestSetID.



Dirigirse al software por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente: Habilitación y allí pegarlo en el campo TestSetID Habilitación.



Después de haber realizado la parametrización, deben crear 1 tipo de comprobante de factura de venta, debido a que se debe enviar 1 documento de factura electrónica de venta a la DIAN para culminar con el set de pruebas y finalmente “Sincronizar a producción”



Seguido de haber culminado el set de pruebas, deberá regresar al Inicio o actualizar de nuevo la página de la DIAN, donde deberá aparecer la siguiente advertencia a la cual debe dar clic en Aceptar.



Esta fecha registrada será el indicativo para que se actualice en el RUT del contribuyente, la nueva responsabilidad “52-Facturador Electrónico”.


Nota: Una vez culminado el proceso de set de pruebas se puede retirar la base de datos de pruebas de la carpeta Datos en la carpeta raíz del Software.

4. Ambiente de Producción

Tan pronto realice la habilitación en la plataforma de la DIAN, podrá continuar con el Ambiente de Producción.


Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN.


Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.



Ingrese por la Ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración.



Finalmente debe asociar la Resolución de la Factura Electrónica.


Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.

5. Catálogo Tipos de Comprobantes

Para la Factura Electrónica debe registrar la resolución de numeración de facturación electrónica autorizada por la DIAN, para ello debe ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes.



A. Nuevo: permite crear un nuevo comprobante.


B. Clase: determina el tipo de información, formato de impresión y su uso.


C. Código: según la clase del tipo de comprobante el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.


D. Nombre: identifica el comprobante y se tendrá en cuenta para el formato de impresión.


E. Parámetros DIAN: permite parametrizar datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.


F. Configuración Doc. Electrónico: podrá relacionar la modalidad del comprobante, en este caso para la factura electrónica debe ir relacionado Documento electrónico (Factura, compra, nómina), ubicar el prefijo que NO debe contener números Ej.: FEV, número desde, número hasta y relacionar el Proveedor Tecnológico.


Luego sin modificar el documento de Factura Electrónica, debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN y seleccionar en la parte inferior izquierda Autorizaciones DIAN y relacionar información de la resolución de facturación:



A. (+): permite adicionar resoluciones de facturación.


B. Configuración Doc. Electrónico: podrá relacionar la modalidad del comprobante, debe ir relacionado Documento electrónico (Factura, compra, nómina), también un prefijo que NO debe contener números Ej.: FEV, número desde, número hasta, fecha de la resolución, válido hasta, número y tipo de resolución.


C. Grabar: permite grabar la información registrada.


D. Campo General: podrá visualizar los registros de resoluciones de facturación.


Siguiendo con la configuración de Factura Electrónica de Venta, es necesario ingresar al acceso directo denominado Documentos Electrónicos y seleccionar la opción Herramientas y Consultar claves técnicas DIAN.



Nota: al acceder a través de la opción Herramientas y Consultar Información Almacenamiento, podrá consultar la siguiente información:



A. Registros totales en almacén 1: comprobantes que están ubicados en el almacenamiento anterior.


B. Registros totales en almacén 2: comprobantes que están ubicados en el almacenamiento nuevo.


Para la Nota Crédito-Facturación y la Nota Débito-Facturación solo debe relacionar la modalidad y el proveedor tecnológico, ya que no se hace necesario relacionar resolución de facturación.



6. Requisitos de la Factura Electrónica de Venta

Para el cumplimiento de la norma sobre el envío de facturas electrónicas con formato tipo POS, la impresión/PDF debe contener una serie de requisitos ya definidos en el Artículo 11 de la Resolución 42 de 2020, los cuales son:


1. Denominado expresamente como factura electrónica de venta.


2. Apellidos y Nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.


3. La identificación del adquiriente, según corresponda:

  • Nombre completo o razón social y NIT del adquiriente.

  • Registrar el nombre completo y número de identificación del adquiriente; para los casos en que el adquiriente no suministre el NIT.

  • Registrar la frase «consumidor final» o nombre completo del adquiriente y el número «222222222222» en caso de adquirientes que no suministren el número de identificación o el NIT.

4. Autorización numeración DIAN.


5. Fecha y hora de generación.


6. Fecha y hora de expedición.


7. Entregarse al adquiriente en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico.


8. Línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación “bien cubierto” cuando se traten de los bienes vendidos del Artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos como IVA, Imponsumo, Impuesto de Bolsas Plásticas, con su tarifa aplicable a los bienes y/o servicios, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.


9. Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios.


10. Forma de pago; contado/crédito.


11. Medio de pago; efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito, transferencia electrónica u otro medio.


12. Calidad de agente retenedor de IVA, de autorretenedor de Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple, cuando corresponda.


13. Discriminación del IVA, Impoconsumo, Impuesto de Bolsas Plásticas, con su tarifa aplicable a los bienes y/o servicios.


14. Firma digital del facturador electrónico.


15. Código Único de Factura Electrónica "CUFE".


16. Dirección de internet en la DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta en el código QR del PDF.


17. Contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el Artículo 69 de esta resolución.


18. Nombre completo o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

7. Factura Electrónica de Venta

Para elaborar el documento de Factura Electrónica de Venta, tenga en cuenta los requisitos establecidos en el Artículo 11, numeral 3 de la Resolución 42 de 05 de mayo de 2020, mencionados en el párrafo anterior; sin embargo, cuando el consumidor final NO suministre el nombre o razón social, nit y correo electrónico, podrán elaborar la Factura Electrónica relacionando el tercero de Clientes varios/Consumidor Final que contiene 9 veces el número 2 "222222222".


Teniendo en cuenta lo anterior, el tercero a afectar en los movimientos SysCafé, es con el número que tiene 9 veces 2 "222222222" e internamente el software hace la asignación de 12 veces 2 "222222222222" cuando es para factura electrónica.


Por lo tanto, no es necesario crear dos terceros diferentes, será suficiente con afectar a clientes varios/consumidor final que tiene 9 veces el número 2 "222222222".


Para elaborar el documento de Factura Electrónica de Venta, debe ingresar por la Ruta: Movimientos/Factura de venta o con el comando Ctrl+F.



A. Fecha: para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.


B. Cliente: permite seleccionar el cliente.


C. Vendedor: seleccione el vendedor que toma y/o realizo la venta.


D. Referencia: icono que permite adicionar la referencia del artículo.


E. FPago: podrá seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por cobrar etc.


F. Grabar: finalmente, guardar la información registrada en el documento que se esté creando.


Para realizar las demás facturas electrónicas se puede duplicar la factura anteriormente realizada desde la Ruta: Utilidades/Comprobantes, ubicar el tipo de comprobante y consecutivo, seleccionar la opción Duplicar, elige el consecutivo y luego grabar.



El sistema arrojará alertas en el caso que se vaya a imprimir una factura electrónica de venta sin ser validada por la DIAN de la siguiente manera:



8. Nota Crédito - Facturación

Para realizar la nota crédito y la nota débito de facturación electrónica, debe tener en cuenta lo siguiente:



A. Fecha: para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.


B. Cliente: permite seleccionar el cliente.


C. Vendedor: seleccione el vendedor que toma y/o realizo la venta.


D. Causal: debe relacionar el motivo por el cual se está efectuando el comprobante.


E. Referencia: icono que permite adicionar la referencia del artículo.


F. FPago: podrá seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por cobrar etc.


G. Afecta: podrá seleccionar la factura que afecta.


H. Grabar: finalmente, guardar la información registrada en el documento que se esté creando.


Nota: no podrá exceder el valor total de la factura al realizar el cruce con la forma de pago "de contado".


  • Nota crédito sin referencia a facturas


Este proceso aplica para las facturas que previamente fueron aceptadas y no permite realizar la afectación de la factura dentro de la nota crédito electrónica en el software.

De acuerdo a lo anterior, la DIAN requiere ejercer un control fiscal a través de las notas crédito electrónicas, para ello es necesario ingresar de manera Informativa el periodo de la factura a la que hace referencia, teniendo en cuenta que esta factura no se podrá afectar en la nota crédito, al no referenciar la factura, automáticamente el sistema generará una Validación, tal como lo muestra la siguiente imagen:



El periodo lo asignan por medio del botón denominado "+Info" opción Periodo (InvoicedPeriod).